“Bij de Universiteit Twente hechten we natuurlijk veel waarde aan privacy van studenten, medewerkers en partners. Om dit te waarborgen hebben we diverse procedures ingericht. Zodat personen echt optimaal beschermd worden”, vertelt Henk Swaters, CISO & hoofd Demand & Supply Management binnen Library, ICT Services & Archive. “Tegenwoordig werkt iedereen met data. Wij zijn een grote organisatie en dan is het belangrijk dat iedereen daar goed mee omgaat. Bewustwording is voor een organisatie en medewerkers is erg belangrijk. Iedereen moet weten hoe je omgaat met data op een verantwoordelijke manier.” We hebben hiervoor beleid en richtlijnen en we richten onze processen in met privacy by design en privacy by default als uitgangspunt. Ook beschrijven we onze verwerkingen, zo zijn ze ook zo transparant mogelijk. Privacy zit niet alleen aan de achterkant: omgang, archiveren en opruimen van data, maar ook aan de voorkant: het beveiligen, de architectuur. Zo kijken we ook naar licenties die worden aangeschaft en beoordelen we leveranciers.
1. Wees je bewust van jouw eigen verantwoordelijkheid. Hoe kom jij met persoonsgegevens in aanraking? En wat doe je er mee? Is dat de beste manier of zijn er andere manieren? Sla persoonsgegevens alleen op als dat echt nodig is. Deel niet zomaar je informatie, dan voorkom je phishing.
2. Zorg voor goede omstandigheden. Werk je voor een organisatie met persoonsgegevens van anderen? Zorg dan dat je harde schijf encrypted is, zowel op je telefoon als je laptop en zet er ook een goed wachtwoord op. Zo kan niet iedereen zomaar bij de gegevens als je je device verliest.
3. Update maandelijks je computer. Neem daar dan ook de tijd voor. Vooral als je computer aangeeft dat een update nodig is, niet onnodig uitstellen. De updates bevatten vaak verbeteringen voor je beveiliging. Controleer ook zelf regelmatig op updates.
4. Recent email address cache zorgt ervoor dat je Outlook mailadressen die je eerder hebt gebruikt onthoudt en dat je daarna snel een mailadres kunt selecteren. Maar in haast zorgt dit vaker voor dat mails vaker onbedoeld bij anderen terecht komt. Je kan ook je instellingen aanpassen: bijvoorbeeld dat je email pas na een minuut verzonden wordt nadat jij op ‘send’ hebt geklikt. Zo heb je tijd om verkeerd verzonden mails terug te halen en ze wél juist te adresseren.
5. Ruim op. Kijk door je bestanden? Wat moet je echt bewaren. Dit geldt ook voor e-mails. Zo kan er bij inbreuk minder informatie buit gemaakt worden.
De Europese Dag van de Privacy valt op 28 januari en is een dag waarop internationaal aandacht wordt gegeven aan persoonsgegevens en het belang van de juiste bescherming ervan. Door hier af en toe bewust mee bezig te zijn kan veel van waardevolle informatie beschermd en afgeschermd worden. De dag is in het leven geroepen door de Raad van Europa met steun van de Europese Commissie en keert jaarlijks terug op de dag waarop in 1981 het Dataprotectieverdrag werd ondertekend.
Datum: 29 januari 2024 |
Bron tekst: Henk Swaters |
Auteur: Wendy Kloezeman